CONFORMITÉ

Préface de la direction

Depuis sa fondation en 1819, l'entreprise J. D. Theile GmbH & Co. KG, située à Schwerte, s'efforce, en tant que fabricant allemand passionné, de garantir la plus haute qualité de ses produits, d'innover, de maximiser ses performances, d'assurer une disponibilité optimale et d'offrir un service orienté client dans tous les domaines d'activité.

Depuis plus de 200 ans, et depuis la création par Johann Dietrich Theile, le nom JDT représente non seulement des produits de haute qualité sur le marché international, mais également les valeurs d'une entreprise familiale dirigée depuis six générations.

Le succès de l'entreprise repose également sur le respect des lois et règlements, le maintien de règles internes, ainsi qu'une attention constante aux valeurs éthiques fondamentales. La responsabilité sociale envers nos employés, nos partenaires commerciaux et la communauté est aussi essentielle que la protection de l'environnement et la préservation des ressources naturelles dans nos actions quotidiennes.

Nous sommes convaincus que, grâce à cet état d'esprit, tout comme les générations qui nous ont précédés, nous avons contribué au développement durable de notre entreprise et continuerons de mériter la confiance de nos employés, partenaires commerciaux et de la communauté.

Ce code de conduite présente les principes fondamentaux de notre action entrepreneuriale et doit servir de guide à nos employés dans leur travail quotidien avec leurs collègues, clients, fournisseurs et concurrents. Chaque employé est tenu de lire, comprendre et appliquer ces principes au quotidien.

Ensemble, nous sommes responsables d'un comportement intègre et conforme aux règles.

58239 Schwerte, Juin 2021

J. D. Theile GmbH & Co. KG
Direction
Thomas Muchowski 
 

I. Déclarations fondamentales

1. Compréhension de JDT
L'humain est au cœur de notre activité commerciale. Nous veillons à ce que notre action soit régie par une stricte conformité aux lois et aux principes éthiques.
Nous assumons notre responsabilité sociale et environnementale.

1.1 Développement durable
Ce code de conduite constitue la base du développement durable de notre entreprise, tant dans le présent que pour l'avenir. Il vise à contribuer à la préservation d'un environnement sain pour les générations futures.

1.2 Droits de l'homme et interdiction de la discrimination
L'un des principes fondamentaux de JDT est le respect des droits de l'homme, la protection des droits de la personnalité et le respect de la vie privée et individuelle d'autrui. La collaboration avec des personnes issues de différents pays et cultures se fait sans distinction d'origine ethnique, nationale ou sociale, d'âge, de couleur de peau, de langue, de sexe, de handicap, de croyances religieuses, politiques ou autres, et d'identité sexuelle.
Nous ne tolérons aucune forme de discrimination ou de harcèlement fondée sur ces caractéristiques.

1.3 Conformité aux règles
Le respect des lois en vigueur dans le cadre de nos activités commerciales nationales et internationales est pour nous une priorité absolue. Cette affirmation s'applique également aux engagements volontaires, aux directives internes de l'entreprise et aux autres règlements.

1.4 Orientation vers les valeurs
Nos comportements commerciaux et sociétaux sont fondés sur la confiance, le respect et la tolérance. Nous attendons de tous nos employés qu'ils adoptent ces principes dans leurs relations avec nos clients, fournisseurs et en matière de qualité de nos produits. Les valeurs définies dans cette charte doivent servir de rappel et guider les actions de chacun.

1.5 Responsabilité sociale et environnementale
Nous intégrons la nécessité d'un environnement propre et durable dans nos processus commerciaux et de production. Nous travaillons activement à réduire les impacts environnementaux et climatiques, à préserver les ressources et à recycler les matières premières. La responsabilité sociale qui en découle, envers nos employés, nos partenaires commerciaux et la communauté, est assumée dans différents domaines.

2. Caractère contraignant du code de conduite et mise en œuvre
Les valeurs et principes énoncés dans ce code de conduite sont une évidence dans les relations quotidiennes. Ils sont donc contraignants pour tous les membres de la direction et pour tous les employés.

2.1 Aide à l'orientation
Ce code de conduite doit servir de guide pour un comportement conforme aux lois et aux règles, ainsi que pour des relations commerciales éthiques et morales, tant avec les collègues qu'avec les partenaires commerciaux. Il vise à soutenir et à promouvoir le travail quotidien.

2.2 Caractère obligatoire
Tous les cadres de JDT sont tenus de transmettre les contenus et la validité de ce code de conduite à leurs subordonnés de manière compréhensible et de veiller à ce que les règles soient respectées.

Tout manquement à ce code de conduite ne sera pas toléré par la direction de JDT, car le non-respect des principes peut entraîner de graves préjudices économiques et une perte de réputation. Chaque employé est responsable de l'application des lois, règlements assimilés et autres règles dans le cadre de ses responsabilités et de ses activités. En cas d'infraction, il doit s'attendre, en plus des éventuelles procédures administratives, à des sanctions disciplinaires et à des réclamations en dommages et intérêts.
Ce code de conduite constitue l'exigence minimale pour tous les employés de JDT. Si des règles supplémentaires, plus strictes, sont en vigueur, elles ne seront pas restreintes par les dispositions de ce code. Ce code sert de directive interne, sans créer de droits envers des tiers.

2.3 Complément par des directives
Si ce code est complété par des directives internes sur des domaines spécifiques, celles-ci doivent être conformes à ce code.

II. Comportement dans les relations commerciales

1. Principe de concurrence loyale, interdiction des cartels
Un principe fondamental de l'économie de marché est la concurrence libre, non restreinte et équitable.

Conformément à notre politique commerciale, nous basons notre concurrence exclusivement sur l'orientation client, la performance et la qualité de nos produits.
Les employés dont le comportement contrevient aux règles de concurrence nationales et internationales ainsi qu'aux réglementations antitrust ne seront pas tolérés.

1.1 Actes commerciaux interdits
Les actes qui sont anticoncurrentiels et pertinents en matière de droit antitrust doivent être évités.

Voici quelques exemples d'actes interdits :
Accords et discussions avec des concurrents sur des informations sensibles en matière de concurrence (prix, éléments de prix, développements technologiques) lors de salons, de réunions d'associations, de normalisation, etc., ou leur communication à des concurrents. Répartition des projets, marchés, territoires ou clients avec des concurrents. Soumission d'offres factices lors d'appels d'offres ou ententes avec des concurrents pour renoncer à la concurrence. Exploitation illégale d'une position dominante sur le marché. Favoritisme ou obstruction injuste des fournisseurs dans la concurrence pour des contrats.
1.2 Recours à un conseiller juridique
Les questions relatives à la concurrence sont souvent complexes ; dans ces cas, les services compétents doivent être consultés, ou, en coordination avec la direction, un conseiller juridique externe doit être sollicité.

2. Interdiction de la corruption
La recherche de contrats se fait sur la base de notre innovation, de la qualité de nos produits, de nos services et de nos prix. Les relations avec les agents publics et mandataires sont basées sur le respect et la conformité aux lois.
Nous condamnons et interdisons toute forme de corruption.

2.1 Corruption et pots-de-vin
Les employés de JDT ne sont pas autorisés, dans le cadre de leurs activités, à demander, accepter, acquérir ou se faire promettre des avantages de la part de partenaires commerciaux, de leurs employés, d'intermédiaires ou d'autres personnes, auxquels ils n'ont pas droit de manière légale
(« corruption dans les transactions commerciales »).

Le fait d'offrir ou de fournir illégalement des avantages à des partenaires commerciaux, à leurs employés, à des fonctionnaires ou mandataires, à des intermédiaires ou à d'autres personnes en rapport avec l'attribution, l'approbation, l'exécution ou le paiement de contrats, dans le cadre ou en dehors de procédures officielles ou d'autres relations avec les autorités et les partenaires commerciaux, n'est pas toléré par JDT.

Même l'apparence d'un comportement corruptif doit être évitée. Toute attribution dans les relations commerciales avec JDT doit être examinée de manière critique. Cela s'applique en particulier aux :
frais de restauration disproportionnés, invitations inhabituelles ou excessives, ou celles qui ne sont pas directement liées à une visite d'affaires,
cadeaux en argent, biens ou services.
Une attention particulière est requise dans les relations avec les mandataires, les fonctionnaires et les employés des autorités ou d'autres institutions publiques en ce qui concerne l'octroi d'avantages.

2.2 Conseillers et intermédiaires
Les accords avec des conseillers, représentants ou autres intermédiaires doivent être établis par écrit. Les commissions et autres rémunérations doivent être proportionnées aux prestations fournies de manière vérifiable et se conformer aux tarifs en vigueur.
Les accords visant à contourner les règles internes ou à accorder ou obtenir des avantages illicites sont interdits.

3. Dons
Les dons effectués par JDT dans le cadre de sa responsabilité sociale doivent strictement respecter la législation en vigueur.

Les dons sont des contributions volontaires pour lesquelles JDT n'attend ni ne reçoit de contrepartie. S'ils sont autorisés, ils doivent avoir un lien local. Les dons ne doivent ni donner l'impression d'une tentative d'influence ni porter atteinte à la réputation de JDT ou de ses employés. Ils ne doivent pas être utilisés à des fins de corruption.
Les dons aux partis politiques, aux organisations similaires, aux mandataires et aux candidats à des mandats ou à des fonctions sont interdits. La procédure et les limites de montant applicables sont régies par un comité interne de JDT en consultation avec la direction.

4. Respect des lois fiscales, des réglementations de contrôle des exportations et des interdictions de blanchiment d'argent
Le strict respect des réglementations fiscales nationales et, dans la mesure du possible, internationales, des règles commerciales et des interdictions de blanchiment d'argent est indispensable pour JDT en tant qu'entreprise internationale.

4.1 Impôts
JDT s'engage à respecter toutes les lois fiscales et douanières nationales et internationales, le cas échéant, dans les pays où nous opérons. JDT rejette toute forme de contournement illégal des réglementations pertinentes et tout abus de planification fiscale.

4.2 Contrôle des exportations et douanes
Les réglementations nationales et internationales limitant ou interdisant l'importation, l'exportation ou le commerce intérieur de biens, de technologies ou de services sont respectées par JDT.
Les procédures d'autorisation découlant des lois sur le commerce extérieur et des réglementations douanières sont observées par JDT.
4.3 Blanchiment d'argent
JDT prend très au sérieux la lutte internationale contre le blanchiment d'argent et les obligations légales qui en découlent, et soutient ces efforts.

5. Sélection des partenaires commerciaux
La sélection des partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, prestataires de services, distributeurs, partenaires de projets, conseillers, etc.) se fait de manière ciblée et selon des critères objectifs. Le respect des valeurs établies par JDT est à la base des relations commerciales et est respecté.

5.1 Processus de sélection
Les partenaires commerciaux de JDT sont évalués et sélectionnés de manière impartiale sur la base des offres selon des critères objectifs prédéfinis. Il est interdit de favoriser ou de désavantager sur la base de critères non objectifs.

5.2 Code de conduite des partenaires commerciaux
JDT attend de ses partenaires commerciaux qu'ils respectent et appliquent les principes fondamentaux, tels que le respect de l'humain et de l'environnement, la stricte conformité aux lois, la condamnation de la corruption et l'intégrité dans la concurrence. Cela peut être prouvé au cas par cas par la présentation d'un code de conduite complet, préalablement vérifié.

6. Documentation et rapport
Les transactions commerciales doivent être documentées et rapportées de manière correcte.
Toutes les transactions commerciales devant être documentées en vertu des règlements internes ou externes doivent être enregistrées de manière précise, complète et en temps voulu à l'endroit prévu.
La documentation doit être effectuée dans la forme appropriée et prévue, et conservée conformément aux exigences légales et internes et aux délais applicables.
Tous les employés ont l'obligation, dans le cadre fixé, de fournir des rapports oraux et écrits véridiques et complets.
Le respect de la protection des données (RGPD) dans le cadre des rapports et de la documentation doit être garanti.

III. Employés et culture de leadership

1. Culture de leadership
Le succès de l'entreprise JDT repose principalement sur la fiabilité et l'engagement de ses employés, qu'il s'agisse des employés actuels ou des générations passées, tout au long des plus de 200 ans d'existence de l'entreprise.

JDT assume une grande responsabilité envers ses employés. Un traitement équitable, des valeurs partagées, la promotion des performances et de la responsabilité individuelle font partie de la culture de leadership de JDT.

Les innovations sont le fruit de personnes qui accomplissent leur mission avec engagement et passion. Nous offrons à nos employés la possibilité, en équipe ou individuellement, d'exprimer leur créativité et d'assumer des responsabilités, afin de tirer le meilleur parti de leur potentiel.

Nous entretenons des relations ouvertes et équitables. Les problèmes, conflits et dérives peuvent être abordés librement. Nous favorisons cela par des hiérarchies plates.

Nos cadres doivent être des modèles par leur comportement personnel exemplaire et s'engager activement à la mise en œuvre de ces lignes directrices. Le traitement des employés doit être respectueux et responsable. Les préoccupations des employés doivent être prises en compte.

2. Conditions de travail équitables et sécurité au travail
JDT s'engage à garantir des conditions de travail équitables et des normes élevées de sécurité au travail.

2.1 Environnement de travail
Nous veillons à ce que nos employés bénéficient de conditions de travail appropriées conformes aux exigences légales en vigueur. JDT respecte les réglementations en matière de droit du travail et offre une rémunération équitable.
Nous respectons le droit légitime de représentation des intérêts de nos employés.

Nous condamnons toute forme de travail forcé, d'esclavage ou de travail des enfants.

2.2 Santé et sécurité
Nous veillons à ce que la santé de nos employés soit protégée grâce à la sécurité sur le lieu de travail. Nous respectons les réglementations relatives à la protection de la santé, à la sécurité au travail, à la protection contre les incendies et à la protection de l'environnement. Nous nous efforçons, par l'intermédiaire de personnes ou de groupes désignés, d'améliorer et de mettre en œuvre les dispositions applicables aux processus et aux installations dans la vie quotidienne. L'objectif est de réduire les risques pour la santé, la sécurité et l'environnement de nos employés.

3. Éviter les conflits d'intérêts
JDT veille à ce que les employés ne se retrouvent pas en conflit d'intérêts ou de loyauté avec l'entreprise.

Les conflits personnels potentiels entre un employé et les intérêts de JDT doivent être immédiatement signalés au service des ressources humaines et/ou à la direction. 

3.1 Commandes privées des employés aux partenaires commerciaux de JDT
Aucun employé ne peut passer de commandes privées à des fournisseurs ou prestataires de services de JDT s'il demande un avantage illégitime en lien avec la relation commerciale.

3.2 Engagement social des employés
JDT apprécie l'engagement social, citoyen ou caritatif de ses employés. Cela doit toutefois se faire de manière à éviter tout conflit avec les intérêts de JDT.

4. Confidentialité, protection des données et sécurité des informations
La gestion des informations commerciales chez JDT repose sur un principe de confidentialité. La protection des données et la sécurité des données sensibles et personnelles sont assurées conformément aux dispositions légales.

4.1 Confidentialité des secrets commerciaux
L'obligation de confidentialité s'applique aux affaires internes de JDT pour chaque employé à l'égard de tiers, tant que les informations ou données concernées n'ont pas été publiées légalement.

Cela concerne notamment les secrets d'affaires et commerciaux de toute nature, ainsi que les données personnelles. L'utilisation des informations obtenues dans le cadre de l'emploi à des fins privées est interdite.
L'obligation de confidentialité perdure indéfiniment après la fin de la relation d'emploi.

4.2 Protection des données personnelles
JDT accorde une grande importance au respect des droits de la personnalité et à la protection des données, notamment en ce qui concerne le traitement approprié des données personnelles des employés, clients, fournisseurs et autres partenaires commerciaux. Lors de la collecte, du traitement et de l'utilisation des données et des données personnelles, les employés de JDT sont tenus de respecter les dispositions légales applicables en matière de protection des données ainsi que les directives internes.

4.3 Échange d'informations sécurisé
Les activités commerciales nationales et internationales de JDT impliquent également des échanges électroniques d'informations et de données. JDT est consciente des risques associés et s'efforce de protéger les données commerciales contre les accès non autorisés de tiers. Les mesures sont détaillées dans le manuel interne de protection des données et les directives informatiques de JDT.

5. Utilisation prudente des biens de l'entreprise
Les biens de JDT doivent être protégés. Conformément à ce principe, JDT exige de tous ses employés qu'ils utilisent de manière prudente et appropriée tous les biens matériels et immatériels, y compris les biens immobiliers, les équipements de bureau, les moyens de production, les produits, les ressources financières, les systèmes d'information, les logiciels, ainsi que les droits de propriété intellectuelle (brevets, marques, etc.).
Tout dommage doit être signalé sans délai. Le vol et l'utilisation privée non autorisée des biens de l'entreprise sont interdits et seront sanctionnés en conséquence, c'est-à-dire que les infractions seront poursuivies au pénal et au civil et entraîneront des conséquences en matière de droit du travail.

IV. Mise en œuvre du code de conduite

1. Conformité
Les principes et valeurs énoncés dans ce code de conduite constituent la base d'un développement économique, social et écologique durable de l'entreprise JDT. Les risques commerciaux doivent ainsi être contrôlés et minimisés. La responsabilité de JDT envers les personnes et l'environnement (conformité) est ainsi concrétisée. JDT attend donc de tous ses employés qu'ils respectent strictement ce code de conduite.

1.1 Responsabilité en matière de conformité
Le respect des lois et des règles, garantissant l'intégrité des processus commerciaux, incombe à chaque employé. Cela inclut également la connaissance du contenu de ces règles de conduite.

Le non-respect des lois et des règles ne met pas seulement en danger le succès économique de JDT, mais aussi l'existence sociale de nos employés. Par conséquent, la direction de l'entreprise ne tolérera pas de telles violations et les désapprouvera en conséquence.

1.2 Conformité
La direction de JDT est consciente de sa responsabilité en ce qui concerne le respect de ces règles et valeurs, et se tient à disposition pour répondre à toutes les questions qui y sont liées.

2. Signalement des infractions
Tout employé peut signaler des infractions aux règles et aux lois à la direction de JDT sans encourir de représailles. Les informations liées à la conformité seront traitées de manière confidentielle. La direction de JDT se fera un plaisir de recevoir des indications, questions et suggestions concernant les sujets liés à la conformité, car un système de conformité repose sur l'acceptation et la participation de chacun.